Phương pháp sử dụng tiện truyền thông

Khi sử dụng phương tiện truyền thông, điều cần chuẩn bị trước tiên là: biết giao thiệp với giới truyền thông, biết xây dựng mối quan hệ với các nhà báo. Việc xây dựng mối quan hệ này không phải là việc khi cần sử dụng công cụ truyền thông mới tiến hành, mà nhân viên PR và doanh nghiệp phải xây dựng trong một thời gian dài. Có một mối quan hệ tốt với giới truyền thông, doanh nghiệp được coi như đã thành công đến hơn 50% trong công tác này.

Giao thiệp với giới truyền thông: xây dựng một danh sách các đơn vị truyền thông hiện hành chính xác kèm theo những nhân sự liên quan là một công tác rất quan trọng đối với những ai muốn đặt quan hệ với giới truyền thông. Hiện nay đa số các cơ quan truyền thông ngôn luận đều có website riêng, ngoài ra có khá nhiều nguồn thông tin khác trên internet nên việc tìm kiếm này là hoàn toàn khả thi. Đây là một việc khá vất vả và khá nhiều nhân viên PR bỏ qua, khi cần thì lựa chọn phương tiện truyền thông mình biết, hoặc nghĩ đến đầu tiên. Tuy nhiên đây là một công việc khá cần thiết, bởi bất kì một cơ quan truyền thông ngôn luận nào cũng có nhóm công chúng của riêng nó, và nếu hoạt động truyền thông muốn đạt được kết quả rộng rãi thì cần lưu tâm đến các nhóm công chúng này.

Sau khi lập danh sách, hãy chọn những cơ quan truyền thông giúp doanh nghiệp tiếp cận với nhóm khách hàng mục tiêu hay tiềm năng hoặc có thể phân chia theo những tiêu chí khác nhau. Việc phân chia này giúp nhân viên tiếp cận đến đúng mục tiêu của từng chiến lược PR.

Khi cần thiết, có thể liên lạc đến phòng thông tin hoặc tiếp tân của các cơ quan này để có được tên và địa chỉ liên lạc của những nguời cần liên lạc (phóng viên, biên tập, nhiếp ảnh …). Nên nhớ là mối quan hệ bạn cần xây dựng chính là với những người này, không phải là với một tổ chức chung chung. Các sản phẩm kỹ thuật số khá phức tạp, cần có độ hiểu biết và kiến thức nhất định mới có thể viết bài., vì vậy cần tìm những nhà báo có kiến thức về sản phẩm kỹ thuật số. Riêng sản phẩm điện thoại di động của một nhãn hiệu đã đến hàng trăm loại khác nhau, với những tính năng khác nhau. Nếu không hiểu biết về lĩnh vực này thì bài viết thiếu chất lượng, mà mức độ thông tin cung cấp cho người tiếp nhận cũng không cao.